Multimedia Dalam Dunia Pendidikan
Posted in Teknologi Informasi dan
Multimedia on Maret 17, 2013 by agungborn91
Pada artikel sebelumnya telah
dijelaskan secara singkat mengenai pemanfaatan multimedia di berbagai bidang.
Sama seperti pada artikel sebelumnya, pada artikel ini akan dibahas mengenai
pemanfaatan multimedia namun akan lebih fokus terhadap dunia pendidikan.
Perkembangan yang serba pesat menjadikan multimedia sebagai alat penunjang
untuk proses pembelajaran dan pendidikan bagi murid maupun pengajar. Keberadaan
multimedia sangat membantu dunia pendidikan karena dapat menjadikan hal-hal
yang rumit untuk dipelajari menjadi hal yang dekat, menarik dan mudah
dimengerti.
Tujuan dasar penggunaan
multimedia dalam proses pembelajaran antara lain untuk menyalurkan
pesan (pengetahuan, keterampilan
dan sikap) serta
dapat merangsang piliran,
perasaan, perhatian dan
kemauan yang belajar
sehingga secara sengaja
proses belajar terjadi, bertujuan
dan terkendali.
A. Pengertian Teknologi Informasi
Istilah teknologi informasi (TI)
mulai populer di akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi
informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis
(electronic data processing). Teknologi informasi didefinisikan sebagai
teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware)
dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital.
Banyak kalangan berpendapat bahwa
saat ini adalah era informasi global, di mana manusia bisa memanfaatkan
teknologi informasi yang perangkat utamanya adalah komputer. Informasi yang
bisa diolah tidak hanya sekedar informasi suara atau gambar, namun informasi
bisa bersifat multimedia.
Manusia dapat memanfaatkan
komputer dengan beragam cara mulai sebagai alat bantu menulis, menggambar,
mengedit foto, memutar video, memutar lagu sampai analisis data hasil
penelitian maupun untuk mengoperasikan program-program penyelesaian
masalah-masalah ilmiah, bisnis, manajemen, mengendalikan mesin industri, bahkan
mengendalikan pesawat ruang angkasa. Tujuan penggunaan komputer adalah agar
setiap data yang diolah dapat dihasilkan informasi yang cepat, akurat,
informatif, dan efisien.
TI merupakan elemen penting dalam
kehidupan berbangsa dan bernegara. Peranan teknologi informasi pada aktivitas
manusia pada saat ini memang begitu besar. TI telah menjadi fasilitas utama
bagi kegiatan berbagai sector kehidupan dimana memberikan andil besar terhadap
perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen
organisasi, pendidikan, trasportasi, kesehatan dan penelitian. Oleh karena itu,
sangatlah penting peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM) TI, mulai
dari keterampilan dan pengetahuan, perencanaan, pengoperasian, perawatan dan
pengawasan, serta peningkatan kemampuan TI para pimpinan di lembaga
pemerintahan, pendidikan, perusahaan, UKM (usaha kecil menengah) dan LSM.
Sehingga pada akhirnya akan dihasilkan output yang sangat bermanfaat baik bagi
manusia sebagai individu itu sendiri maupun bagi semua sektor kehidupan.
Peningkatan kualitas hidup
semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan
dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. TI yang perkembangannya
begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya
dalam segala aktivitasnya. TI tidak dapat dipisahkan dari teknologi komunikasi.
Istilah TI sering disambung dengan istilah komunikasi sehingga yang sering
terdengar adalah istilah teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Padahal
kedua istilah tersebut memiliki perbedaan.
TI lebih ditekankan pada hasil
data yang diperoleh. Teknologi ini meliputi segala hal yang berkaitan dengan
proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi.
Sedangkan pada teknologi komunikasi ditekankan pada bagaimana suatu hasil data
dapat disalurkan, disebarkan dan disampaikan ke tempat tujuan. TI berkembang
cepat dengan meningkatnya perkembangan komputer dengan piranti pendukungnya
serta perkembangan teknologi komunikasi yang ada. Teknologi komunikasi
berkembang cepat dengan meningkatnya perkembangan teknologi elektronika, sistem
transmisi dan sistem modulasi, sehingga suatu informasi dapat disampaikan
dengan cepat dan tepat.
Secara sederhana dapat
dideskripsikan bahwa TI adalah segala sesuatu tentang bagaimana komputer bekerja
dan apa yang dapat dilakukan oleh komputer. Sementara itu, teknologi komunikasi
adalah segala sesuatu tentang pemberian fasilitas untuk komunikasi antara orang
dengan orang atau orang dengan mesin/komputer atau mesin dengan mesin.
Teknologi komunikasi tidak hanya
mencakup komputer saja, tetapi juga termasuk telepon, radio, fax dan peralatan
lainnya. Teknologi informasi dibentuk dari komponen teknologi komputer dan
muatan informasi. Pada awal ditemukannya komputer atau awal digunakannya
komputer, istilah Teknologi Informasi belum dikenal, yang dikenal adalah
teknologi komputer, EDP (electronic data processing) atau teknologi pengolahan
data elektronik.
Baru sekitar awal tahun 80-an,
sebutan untuk unit kerja yang melakukan pengolahan data elektronik berubah dari
EDP menjadi unit kerja Teknologi Informasi, kadang ada juga yang salah
penulisannya, yaitu unit kerja Teknologi dan Informasi. Sedangkan teknologi
komunikasi adalah identik dengan teknologi telekomunikasi yang menjadi inti
proses penyebaran informasi.
Uraian tersebut di atas adalah
perbedaan definisi antara teknologi informasi dan teknologi komunikasi, jika
memang diinginkan adanya pemisahan definisi dari kedua istilah tersebut. Tetapi
kenyataannya dalam konteks TIK kedua istilah tersebut tidak dapat dipisahkan.
Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan teknologi yang dibangun dengan
basis utama teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer yang terus
berlanjut membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data
yang berujung pada informasi.
B. Pentingnya Informasi bagi
Pimpinan
Informasi merupakan salah satu
sumber daya penting dalam manajemen modern. Dapat dikatakan bahwa informasi
merupakan aliran darah dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa informasi maka
organisasi akan mati. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga
data adalah bahan mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data
yang dilakukan oleh sistem informasi.
Pada awalnya semua organisasi
mulai dengan mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan (data-entry) ke dalam
sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file
basis data. Data yang tersimpan dalam file basis data kemudian dibaca kembali
dan diproses menjadi informasi. Informasi ini disajikan pada perangkat output
untuk diberikan ke pimpinan. Pimpinan kemudian menggunakan informasi untuk
melakukan tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil
tindakan atau hasil pengambilan keputusan dievaluasi dan menjadi bahan untuk
perbaikan data.
Data merupakan fakta dasar, data
baru berarti kalau sudah diolah dan dikaitkan dengan suatu konteks tertentu.
Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk
menghasilkan pengetahuan atau kemampuan. Informasi adalah sesuatu yang dapat menambah
pengetahuan penerimanya jika dibangun dari data yang tepat dan sesuai dengan
permasalahan yang dihadapi. Informasi merupakan darah dan elemen penting dalam
menjaga kelangsungan hidup suatu organisasi
Kualitas informasi yang
dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara
lain:
1. Ketepatan waktu : informasi
harus tiba di tangan pimpinan tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi
yang terlambat akan berkurang nilainya. Di samping ketepatan waktu (timeliness)
informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut
berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame),
misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi : informasi
harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan
isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat
berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian
informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran: informasi
harus tiba di tangan orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi
tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi : informasi harus relevan dengan
kebutuhan pimpinan atau penggunanya, bila tidak maka informasi ini tidak
berguna.
5. Kemudahan akses : informasi
harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh pimpinan atau
pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di
jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan : informasi harus
lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan
kualitasnya kurang.
Ada beberapa peranan penting
informasi bagi pimpinan dalam suatu organisasi, antara lain:
1. Meningkatkan kinerja
organisasi melalui:
a. Peningkatan produktivitas
b. Pengurangan biaya
c. Peningkatan pengambilan
keputusan
d. Peningkatan layanan ke
pelanggan
e. Pengembangan aplikasi-aplikasi
strategis
2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan
pengendalian dalam organisasi
3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam
organisasi
4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem
Informasi tidak hanya dipakai
untuk pimpinan dan kepentingan internal organisasi tetapi juga dipakai oleh
pihak eksternal. Pemakai internal meliputi pimpinan, staf operasi dan manajemen
tingkat bawah sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan,
stakeholder, para pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas
pemerintahan, dan sebagainya. Informasi merupakan bagian yang penting khususnya
bagi pimpinan untuk mengambil keputusan sehingga trial and error dapat
dikurangi sekecil mungkin.
C. Perkembangan Teknologi
Informasi
Perkembangan peradaban manusia
diiringi dengan perkembangan cara penyampaian informasi. Mulai dari
gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding, peletakkan tonggak sejarah
dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang
kemudian dikenal dengan nama INTERNET. Informasi yang disampaikan pun
berkembang.
TI merupakan suatu bidang
industri yang berkembang dengan begitu pesatnya pada tahun-tahun terakhir ini,
dan akan terus berlangsung untuk tahun-tahun mendatang. Perkembangan industri
dalam bidang TI ini membutuhkan suatu formalisasi yang lebih baik dan tepat mengenai
pekerjaan, profesi berkaitan dengan keahlian di bidang TI. Perkembangan bidang
Telematika dan Teknologi Informasi yang sangat pesat perlu diimbangi dengan
penyiapan sumber daya manusia yang handal, untuk mengantisipasi persaingan
global yang sudah semakin dekat.
Salah satu ciri khusus dari
bidang ilmu Teknologi Informasi adalah fokus perhatian bidang ilmu tersebut
yang lebih bersifat aplikatif. Bidang ilmu teknologi informasi lebih mengarah
pada pengelolaan data dan informasi dalam sebuah enterprise (perusahaan atau
organisasi kerja lainnya). Dengan pemanfaatan teknologi komputer dan komunikasi
data serta lebih menekankan pada teknik pemanfaatan perangkat-perangkat yang
ada untuk meningkatkan produktifitas kerja. Dalam perkembangannya sejalan
dengan paradigma ekonomi baru, maka teknologi informasi menjadi senjata yang
handal dalam meningkatkan komunikasi dan interaksi enterprise dengan stake
holdernya.
Revolusi Informasi yang merupakan
gabungan antara ilmu pengetahuan dan teknologi telah merubah sumber kekayaan
tidak lagi berupa materi seperti pada revolusi industri tetapi berupa informasi
dan pengetahuan yang diterapkan pada pekerjaan untuk menciptakan suatu nilai.
Barangsiapa yang menguasai informasi maka ia akan menguasai dunia.
Perkembangan TI dalam 2 tahun
belakangan ini banyak di monopoli oleh perangkat mobile, baik dari Barat atau
dari Asia. Menggilanya perangkat tersebut bermula dari diciptakannya sistem
operasi android yang berbasis linux
sebagai open source di mana setiap developer boleh mengembangkan sistem operasi
tersebut. Para developer pun berlomba-lomba menghasilkan karyanya yang bagus
untuk bisa dijual ke perusahaan-perusahaan yang mau menerima hasil karya
mereka. Maka bermunculanlah perusahaan-perusahaan perangkat mobile baru yang
menggunakan sistem operasi android. Bagaikan jamur, perusahaan perangkat mobile
juga banyak berdatangan mulai dari low end sampai high end. Bahkan perusahaan
electronic rumahan seperti Samsung, Sony, LG, dan lain-lain juga membuat
perangkat mobile.
Tingginya pengguna perangkat
mobile tersebut mendorong pengguna internet di Indonesia. Menurut
http://www.internetworldstats.com - suatu badan survery pengguna internet
international - Negara Indonesaia menjadi No 12 terbesar di Asia di bawah India.
Mungkin jika masyarakat Indonesia sama dengan India, Indonesia bisa menjadi
teratas.
Perkembangan teknologi informasi
yang cepat membawa pola pikir serba instan di masyarakat. Pola pikir inilah
yang akhirnya mengikat si user untuk menjadikan perangkat tersebut suatu
kebutuhan hidup. Tingkah laku tersebut bukan hanya pada masyarakat tingkat
atas, tapi masyarakat tingkat bawah pun sudah mejadikan teknologi sebagai suatu
sarana untuk mencapai tujuan mereka. Dulu mungkin tidak ada anak sekolah
tingkat dasar yang membawa Perangkat Mobile atau fasilitas obrol tanpa suara
melalui perangkat mobile. Dengan menjamurnya perangkat mobile dan semakin
terjangkau harga perangkat tersebut membuat perusahaan telekomunikasi makin
mempromosikan paket produk yang mereka tawarkan. Masyarakat pun mulai diberikan
tanyangan-tanyangan kemudahan tersebut. Pengaruh perkembangan teknologi
informasi di dalam 2 tahun belakang ini membawa pada kebutuhan serba instan,
bila tidak dipahami atau dicermati, teknologi informasi bisa menjadi candu bagi
penggunanya.
Perkembangan teknologi informasi
memberikan dampak yang besar dalam perubahan kehidupan, ada yang beranggapan
“Teknologi adalah suatu gagasan yang bisa memberikan kemudahan” atau “Teknologi
diciptakan karena memang ada kebutuhan”. Perkembangan Teknologi dapat menjadi
suatu masalah jika teknologi tersebut dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak
bertanggung jawab yang hanya menggunakan teknologi sebagai sarana untuk
mencapai tujuannya. Banyak praktek-praktek kejahatan yang juga menggunakan
teknologi saat ini, dengan perangkat mobile seseorang dapat mempengaruhi lawan
bicaranya untuk mentransfer uang ke rekening nya tanpa sadar bahwa uang kita di
bank telah dikuras orang lawan bicara kita. Mungkin sekarang adalah makin
maraknya pencurian pulsa atau sms penipuan atas nama orang tua atau orang yang
benar kita kenal. Modus-modus tersebut membuat perkembangan Teknologi Informasi
menjadi sia-sia, karena makin berkembangnya teknologi informasi makin
berkembang juga cara-cara pengguna yang tidak bertanggung jawab menjalankan
tujuannya.
D. Jenis-jenis Aplikasi Teknologi
Informasi pada Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah
rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi,
dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib.
Dalam perkantoran modern, segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan
dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat
komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan
kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor
virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.
Sistem informasi teknologi
dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya,
yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran
tersebut. Selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga
menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu
informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan
ilmu teknologi informasi. Dengan berkembangnya teknologi informasi maka para
pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan,
namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia
dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
Informasi dalam perkantoran
merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang
beraktifitas di dalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk
umum. Dengan berbagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi
yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima
informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi
tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran.
Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber
daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas
perkantoran.
Perlu diketahui apabila pada masa
lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak
informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang,
hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan
simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang 1 buah flashdisk
seukuran 8 GB akan dapat memuat ribuan buku atau tulisan di dalamnya. Meskipun
softcopy sekarang sudah menjadi sesuatu yang lumrah dan ngetrend, namun tidak
dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media
penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi
(sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).
Kantor adalah tempat dan proses
penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor
adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan
dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian
teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan,
penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar,
maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara
perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.
Ada tiga komponen utama teknologi
informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.
1. Komputer, yakni mesin
elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan
sangat cepat.
2. Mikro elektronik, yaitu rancang bangun
(design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat
kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.
3. Telekomunikasi adalah transmisi informasi
melalui kabel atau gelombang radio.
Adanya kemajuan teknologi,
khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan
kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah
ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing
pekerjaan kantor.
1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan
Dengan diciptakannya mikro
komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan
menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat
dipermudah, cepat, dan cermat.
Ada tiga jenis dasar word
processor :
Word-processor yang berperan
sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya
digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard, processor, memory,
layar, dan printer.
Beberapa word processor digunakan
secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan
layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat
pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
Beberapa micro computer dengan
tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing
program).
Terdapat beberapa keuntungan dari
penggunaan word-processor :
Meningkatkan produktivitas dalam
pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
Menambah kepuasan kerja
Meningkatkan kualitas dan
konsistensi hasil akhir (output)
Menghemat tenaga
Mempermudah mengedit atau
mengolah kalimat
Mempermudah memperoleh kembali
data yang tersimpan
Kemampuan untuk mengintegrasikan
wordprocessor dengan komputer - komputer lainnya.
Beberapa kerugian juga ada dalam
penggunaan word-processor.
Memerlukan perubahan baik tata
ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
Memerlukan pelatihan yang memadai
Menimbulkan gangguan pada mata
karena terlalu banyak di muka layar
Mengurangi kesempatan kerja
seperti pekerjaan kesekretariatan.
2. Komunikasi Perkantoran
Komunikasi dapat diartikan
sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui
saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam
organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern,
alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang
dikenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele
artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam
pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi
jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon
dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.
Dengan kemajuan teknologi
informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak
saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya
dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk
tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut,
sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah
jumlahnya.
3. Pengiriman Surat
Setelah berkembangnya teknologi
informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama
pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu
dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari
electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau
dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik
penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi
disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang
termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar
komputer.
4. Tata laksana Arsip/Filing
Komputer mikro sangat membantu
dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang
semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip
dapat disimpan di dalam CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip
sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat
jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.
Dalam memperkirakan pengaruh
teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang
perlu dipertimbangkan:
1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan
sebagainya)
Investasi di bidang teknologi
mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan
berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
Pekerjaan perkantoran akan banyak
mengalami perubahan.
Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat
rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
Proses dan pengiriman informasi
akan semakin cepat.
Pekerjaan rutin kantor akan lebih
efektif.
Keluwesan pelayanan perkantoran
dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
Komunikasi bisnis internasional
akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor
a. Keuntungan:
· Mendorong untuk belajar
keterampilan baru.
· Pekerjaan-pekerjaan yang
menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.
· Lebih mempermudah dan
mempercepat penanganan informasi.
· Lebih mudah dan cepat dalam
memperbaiki kesalahan-kesalahan.
· Bertambahnya kesempatan dalam
bidang pemeliharaan peralatan
elektronik, programmer dan rekayasa software .
· Kesempatan untuk memperpendek
hari kerja setiap minggu.
· Lebih sedikit pekerjaan
b. Kerugian:
· Cenderung karyawan menjadi “
machine-minders ”.
· Masalah kesehatan sebagai ekses
dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.
· Kehilangan kontak personal,
karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.
· Implikasi terhadap pemberi
kerja.
· Memerlukan waktu untuk
perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.
· Menimbulkan keresahan pada
sementara karyawan pada tahap penerapan.
· Tidak seluruh software yang
tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.
Jadi secara keseluruhan
keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi
perkantoran adalah :
1. Penghematan biaya untuk gaji
karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.
2. Harga teknologi baru ini
relatif murah.
3. Penghematan biaya
ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet.
4. Untuk pengambilan keputusan,
data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.
5. Produktivitas meningkat secara cepat.
6. Keluwesan dalam bekerja karena
adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.
7. Meningkatnya komunikasi antara
para eksekutif secara individual dari kantornya.
Perangkat lunak aplikasi
merupakan program yang dipakai untuk bidang tertentu. Aplikasi dibagi atas
beberapa bidang, antara lain :
1. Aplikasi perkantoran dan
bisnis. Dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor,seperti mengetik
(word processing, manajemen dokumen), membuat tabel kerja,membuat database
sederhana ataupun mengolah gambar sederhana. Contoh aplikasi perkantoran yang terpaket:
Microsoft office, Koffice, StarOffice, Abiword, Open Office, MS-Office for MAC
dan lain sebagainya. Aplikasi bisnis lainnya juga meliputi aplikasi pengolah
data keuangan misalnya (personal finance application,business account
application). Contoh: aplikasi perhitungan neraca rugi laba perusahaan.
Aplikasi perhitungan pajak personal dan perusahaan, aplikasi manajemen proyek,
aplikasi persediaan stok barang dan penjualan, aplikasi pelayanan loket dan
kredit nasabah bank, aplikasi pemesanan tiket pesawat/kapal laut dan lain -
lain.
2. Aplikasi Database. Digunakan
dalam pengolahan data baik yang berukuran kecil maupun besar bisa digunakan
secara stand alone/tunggal maupun dalam sistem berbasis jaringan lokal client
server maupun webbase (intranet maupun internet).Contoh : MS SQL, FoxBase,
Oracle, MySQL, PostgresSQL, SQL Server.
3. Aplikasi desain
grafis.digunakan untuk membuat sketsa dua dimensi untuk desain ruangan,
perabotan, mesin model industri,juga model tubuh manusia. Contoh : AutoCAD, Pro
Design, CorelDraw, Adobe Ilustrator.Ada juga dalam golongan ini aplikasi image,
audio, video manipulator, yaitu digunakan untuk mengolah citra, suara hingga
gambar 3 dimensi untuk pembuatan animasi, pengolahan image, foto , audio, video
editing. Contoh : Adobe photoshop, after effect, premiere, audition,coreldraw,
corel rave, corel photopaint, ulead media studio, gimp, cool edit pro,sound
force, adobe flash,director, 3D studio max,Maya.
4. Antivirus dan utility
tools.digunakan untuk operasi minor (background) yang bekerja dibelakang
sistem,berguna untuk meningkatkan kinerja sistem operasi atau aplikasi dan juga
performa hardware.Terdapat 2 jenis utilitas didalam sistem operasi ; utilitas
internal: sudah termasuk dalam paket installasi dalam sistem operasi seperti
scandisk di windows atau fsck (file system check) di OS linux, dan utilitas
eksternal : seperti system optimizer,PC tools, data/ file recovery,PC
maintenance, Internet utilities, Norton system work, Registry clean and repair,
hardware repair.Sementar untuk proteksi virus, contohnya adalah Mc Affe,
Grisoft, Norton, kaspersky, AVG.
5. Development tools.Merupakan
sistem bahasa pemrograman komputer yang dilengkapi dengan kompiler tertentu
sebagai media penyusunan program aplikasi.Contoh : Quickbase,clipper,visual
basic,turbo pascal, visual C++,phton,java.Termasuk dalam aplikasi ini adalah
web development tools yang digunakan untuk membuat atau mendesain tampilan
website di internet seperti aplikasi dreamweaver.
6. Aplikasi komunikasi.digunakan
untuk membangun komunikasi antara satu komputer dengan komputer lain dalam
jaringan lokal maupun global.contoh : aplikasi email dan fax, remote acces,
YM,ICQ,MSN terminal emulation, instant messaging, voice recognition, web
browser.
7. Jenis aplikasi lain.Multimedia
player : seperti winamp,powerdvd, windows media player. Aplikasi jaringan dan
keamanan : firewall, intruder detections, network monitoring.Aplikasi games PC.
F. Manfaat Teknologi Informasi
Berbasis Internet bagi Perkantoran
Pada umumnya Internet digunakan
untuk bisa terhubung dengan jaringan komputer di seluruh dunia dan sebagai
media komunikasi. Kegunaan Internet Internet mempunyai banyak kegunaan yang
menguntungkan dalam berbagai bidang(bisnis, akademis, pemerintahan, organisasi,
dsb) antara lain:
Informasi yang didapatkan lebih
cepat dan murah dengan menggunakan berbagai aplikasi antara lain : email,
NewsGroup, www, FTP. Dll
Mengurangi biaya kertas dan biaya
distribusi, contoh : koran, majalah dan brosur.
Sebagai media promosi, contoh :
pengenalan dan pemesanan produk.
Komunikasi interaktif, meliputi :
email, dukungan pelanggan dengan www, video,conferencing, internet relay chat,
internet phone.
Sebagai alat untuk research dan
development.
Pertukaran data
Beberapa fenomena dan kelebihan
internet sebagai media informasi dan komunikasi dibandingkan dengan media lain,
Informasi yang didapatkan lebih mudah, cepat dan murah dengan jangkauan global.
Hal ini didukung dengan fakta bahwa untuk menjangkau pengguna sebanyak 60 juta
orang,
Butuh 30 tahun untuk radio
Butuh 15 tahun untuk televisi,
dan
Hanya Butuh 3 tahun untuk web
dengan aplikasi: mail,WWW, NewsGroup FTP Gopher dan lain-lain
Kalau dilihat dari fakta
demikian, tentu Kegunaan Internet semakin berkembang dalam memenuhi tuntutan
para penggunanya yang mencakup media online, transportasi, transaksi, dan lain
sebagainya.
Dalam bidang perkantoran sangat
banyak dibutuhkan aplikasi yang menunjang pekerjaan yang dilakukan dalam
perkantoran. Mulai dari membuat proposal, presentasi, menampilkan laporan pada
klien, share document, dan masih banyak lagi. Apalagi sebuah perusahaan yang
bergerak dalam bidang jual beli, iklan yang sangat membutuhkan banyak aplikasi.
Namun jika hanya aplikasi offline saja rasanya kurang cukup untuk memenuhi
kebutuhan perkantoran. Apalagi banyak aplikasi yang harus berbayar dan menuntut
perusahaan untuk mengeluarkan modal yang banyak. Meskipun ada yang tidak berbayar
tetap saja itu belum cukup untuk memenuhi kebutuhan perkantoran. Oleh karena
itu, di bidang perkantoran mulai dan sudah banyak menggunakan aplikasi
perkantoran berbasis internet. Aplikasi internet untuk perkantoran ini juga
sangat menguntungkan dalam berbagai hal. Layanannya gratis, mudah untuk
membagikan pada pihak yang terkait, menghemat biaya, mengurangi jumlah
pemakaian kertas, karena saat ini perusahaan dituntut untuk tidak banyak
mengeluarkan kertas, dan masih banyak lagi keuntungan yang didapat saat
menggunakan aplikasi internet untuk perkantoran.
Banyak sekali jenis-jenis
aplikasi internet untuk perkantoran mulai dari yang gratis hingga berbayar. Dan
dibawah ini akan dijelaskan beberapa aplikasi internet untuk perkantoran yang
sangat bermanfaat untuk kriteria hemat biaya, tenaga, kertas dan lain-lain.
Aplikasi internet untuk perkantoran yang akan dijelaskan adalah sebagai
berikut:
Google Drive atau Google Document
Google merupakan nama yang sudah
tidak asing bagi siapa pun apalagi pengguna setia internet. Selain dikenal
sebagai search engine, Google juga dikenal salah satunya karena layanan yang
ada dalam emailnya yaitu Google Drive atau Google Document. Google Drive adalah
layanan yang disediakan secara otomatis jika kita menggunakan email dari
google, atau kita pun bisa menginstallnya secara Online melalui Google Chrome.
Fitur yang ada dalam Google Drive atau document ini banyak dan menarik.
Layaknya aplikasi office, google Drive ini juga menyediakan aplikasi office
seperti aplikasi pengolah kata, spreadsheet, presentasi, membuat formulir,
membuat kuesioner, dan lain-lain. Meskipun sebuah perkantoran tidak memiliki
aplikasi office, asalkan memiliki koneksi internet maka bisa menggunakan
aplikasi Office secara gratis dari google. Selain itu, dokumen yang kita buat
pada google document bisa di edit secara bersamaan secara real time. Misalnya
ada dua orang atau lebih pegawai perusahaan yang diberi tugas oleh atasannya
membuat laporan. Tapi salah satu dari mereka ada yang sedang bertugas diluar
kota tapi laporan tetap harus diserahkan pada waktu yang tepat kepada bos
mereka. Jika menggunakan google document meskipun salah satu mereka berada di
belahan dunia manapun tetap bisa melakukan pekerjaan secara real time misalnya
saat mengedit laporan tersebut, tentunya harus ada koneksi internet untuk
menghubungkan ketiganya. Karena kelebihan itu, akan sangat memudahkan dan
menguntungkan bagi para pegawai tersebut mengerjakan laporan dengan tepat waktu
meskipun salah satu dari mereka sedang berada di tempat yang jauh sekalipun dan
terkoneksi dengan internet. Selain itu, document yang dibuat digoogle document
bisa langsung di sharing kepada siapapun yang diinginkan, atau di sharing ke
komunitas perusahaan tersebut secara cepat dan mudah tentu saja sangat memerlukan
koneksi internet.
Google Calendar
Google calendar merupakan salah satu
aplikasi yang disediakan google. Fungsinya untuk membuat agenda atau jadwal
yang harus dilaksanakan. Misalnya sebuah perusahaan dengan karyawan yang banyak
mempunyai sebuah komunitas di google dan semua karyawannya dapat menggunakan
google calendar. Maka untuk setiap jadwal rapat, pertemuan dengan klien, atau
jadwal proyek dan lain-lain bisa dimasukkan dalam google calendar dan dishare
kepada seluruh pegawainya. Selain itu, meskipun para pegawainya tidak sedang
terkoneksi dengan internet, para pegawai bisa diingatkan secara langsung oleh
google calendar mengenai jadwal yang ditentukan pada hari tertentu dengan cara
memasukkan nomor handphonenya ke google calendar. Dan secara otomatis akan
terkirim ke para pegawainya. Hal ini akan semakin memudahkan interaksi dan
mengingatkan jika ada event-event khusus.
Billing Boss
Billing Boss merupakan sebuah situs
online untuk pembuatan invoice online atau e-billing. Invoice adalah surat
tagihan untuk para konsumen yang belum membayar tagihan. Jika sebuah perusahaan
harus membuat invoice-nya sendiri buntu 10.000 konsumennya maka akan
menghabiskan waktu yang sangat banyak dan butuh tenaga ekstra juga biaya yang
banyak. Tapi jika menggunakan Billing Boss ini, sebuah perusahaan dengan mudah
akan mencatat apapun transaksi yang dilakukan dengan konsumennya. Jika ada
konsumen yang belum membayar tagihan maka dengan mudah kita bisa mengirimkan
surat tagihan atau invoice ini secara online kepada konsumen tersebut. Jadi
tidak perlu mengirim surat tagihan via pos atau sejenisnya, kita tinggal lihat
saja diskus itu dan membuat surat tagihan dan mengirimkan surat tagihan
tersebut kepada konsumen secara digital melaui email. Selain itu Billing Boss
ini juga menyediakan pembukuan online untuk transaksi keuangan. Dan data yang
ada dalam billing boss bisa dishare kepada atasan perusahaan itu untuk laporan
keuangan, tentu saja Ike yang tersimpan pada billing boss ini sangat terjamin
kerahasiaannya. Bagi perusahaan baru yang ingin menggunakan billing boss ini
dana masih belum percaya maka akan disediakan Free trial untuk menggunakan
billing bos selama 30 hari.
Bidsketch
Bidsketch adalah sebuah situs yang
menyediakan layanan membuat proposal secara Online dengan cepat. Proposal
merupakan hal yang penting ala perusahaan, dan tidak mudah untuk membuat
proposal dengan baik, detail, dan benar. Maka agar lebih mudah gunakanlah
Bidsketch yang menyediakan jasa pembuatan proposal Online. Dengan menggunakan
Bidsketch juga kita bisa menghemat penggunaan kertas karena pembuatan
proposalnya pun berbentuk digital.
Banyak sekali aplikasi internet
untuk perkantoran yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan di bidang
perkantoran. Fungsinya tidak kalah dengan aplikasi yang tidak berbasis
internet. Alternatif menggunakan aplikasi internet untuk perkantoran ini
menurut saya sangat menguntungkan. Selain menghemat biaya, tenaga, juga
menghemat penggunaan kertas di bidang perkantoran. Dengan semua penghematan ini
sebuah perusahaan yang menggunakan aplikasi untuk perkantoran akan semakin
efisien dalam mengerjakan suatu hal dan semakin banyak keuntungan yang didapat
karena biaya yang tadinya digunakan untuk membeli sebuah aplikasi perkantoran
bisa digunakan untuk keperluan yang lain. Selain itu dengan adanya aplikasi
internet untuk perkantoran disebuah perusahaan akan semakin memudahkan
interaksi antara pegawai dan pegawai atau pegawai dan atasan saat salah satunya
berada di suatu tempat yang jauh. Karena dengan koneksi internet dan aplikasi
yang tersedia meskipun berada di tempat yang jauh tetap tidak ada hambatan
untuk melakukan komunikasi. Selain itu, pengoperasian aplikasi internet untuk
perkantoran terbilang sangat mudah dan mudah dipelajari karena sebagian hampir mirip
dengan aplikasi biasa dalam perkantoran jadi tidak perlu sulit meskipun seorang
pegawai yang baru pertama menggunakannya.
A. Manfaat Penggunaan Multimedia
Pembelajaran
Manfaat multimedia di dalam
proses pembelajaran secara umum adalah dapat
menciptakan suasana interaktif pada siswa, meningkatkan kualitas
belajar, meningkatkan daya tarik, kemauan, imajinasi siswa pada mata pelajaran
yang rumit, dan proses pemahaman serta pendalaman materi menjadi lebih cepat
dan efektif.
Berikut adalah faktor-faktor
keunggulan multimedia sebagai alat pembelajaran :
Dapat menampilkan secara visual
baik dalam bentuk gambar atau animasi sebuah zat atau objek yang sangat kecil
dan tidak mungkin dilihat dengan mata telanjang seperti bentuk ion, molekul,
mikro organisme, sel dan lain-lain.
Dapat menampilkan secara visual
dan audio dalam bentuk animasi, gambar
atau video sebuah objek yang besar dan jauh seperti hewan buas, bentuk
permukaan bumi (gunung, sungai dan lain-lain) dan benda luar angkasa
(planet,satelit).
Dapat menyajikan benda
atau peristiwa yang
kompleks, rumit dan
berlangsung cepat atau lambat,
seperti sistem tubuh
manusia, bekerjanya suatu
mesin, beredarnya planet Mars,
berkembangnya bunga dan lain-lain.
Dapat menyajikan bentuk animasi
dan simulasi dari benda atau
peristiwa yang berbahaya,
seperti bencana alam (gempa,
gunung berapi) dan peristiwa perang.
Dapat menyajikan berbagai
simulasi yang rumit dalam bidang ilmu pengetahuan dan bidang teknik yang
apabila disimulasikan ke dunia nyata cukup mahal.
B. Karakteristik dan Fungsi
Multimedia Pembelajaran
Karakteristik multimedia
pembelajaran adalah:
Memiliki lebih
dari satu elemen multimedia yang
konvergen, misalnya menggabungkan
elemen teks, grafik dan audio.
Bersifat interaktif,
dalam pengertian memiliki
kemampuan untuk
mengakomodasi respon pengguna.
Bersifat mandiri,
dalam pengertian memberi
kemudahan dan kelengkapan
isi sedemikian rupa sehingga
pengguna bisa menggunakan
tanpa bimbingan oran lain.
Selain memenuhi
ketiga karakteristik tersebut,
multimedia pembelajaran sebaiknya memiliki fungsi-fungsi
sebagai berikut:
Mampu merangsang
respon siswa agar lebih kuat, cepat dan cerdas.
Mampu memberikan
kesempatan kepada siswa
untuk mengontrol laju kecepatan belajarnya
sendiri.
Memperhatikan
bahwa siswa mengikuti
suatu urutan yang
koheren dan terkendalikan.
Mampu memberikan
kesempatan pada siswa untuk
memberikan respon baik berupa jawaban, pemilihan, keputusan, percobaan dan
lain-lain.
Dengan menciptakan suasana
belajar yang menyenangkan, menarik dan imajinatif maka siswa akan lebih mudah
mengerti, mengingat dan memahami pelajaran. Tidak dapat dipungkiri bahwa siswa
akan lebih cepat dalam menerima materi apabila tercipta suasana yang menyenangkan
karena suatu yang menyenangkan akan selalu diingat dan disimpan di memori
seseorang.
C. Fungsi Element Multimedia
dalam Dunia Pendidikan
1. Teks
Bentuk teks sangat efektif untuk
menyampaikan informasi dan pengetahuan secara verbal, merangsang daya kognitif.
Biasanya teks dikombinasikan dengan gambar membentuk suatu tutorial. Tutorial
memberikan materi selayaknya guru atau dosen yang berisikan materi, konsep dan
pertanyaan-pertanyaan yang relevan.
2. Audio
Audio sangat baik dalam
memberikan motivasi dan materi yang bersifat mendidik. Pada dasarnya siswa
cenderung lebih cepat menerima pelajaran dari bentuk suara dibanding bacaan.
Audio sangat efektif untuk memancing perhatian, menumbuhkan daya imajinasi dan
menambah atau membentuk suasana jadi hidup.
3.Grafis dan Gambar
Bentuk gambar dan grafik lebih
mudah dalam mengklasifikasi dan
mengidentifikasi objek. Gambar
membantu menjelaskan konsep abstrak menjadi konkret.
4. Animasi
Dengan animasi , siswa dalam
belajar materi yang rumit menjadi lebih mudah dipahami dan dibayangkan. Animasi
biasa berbentuk simulasi, eksperiment atau prosedur. Dengan animasi , siswa
mudah mengerti dan memahami suatu proses yang sulit diterjemahkan oleh teks dan
gambar seperti proses pembelahan sel, proses kimiawi dan lain-lainnya.
5. Video
Melalui video , siswa mampu
mempelajari keadaan riel dari suatu proses, fenomena atau kejadian. Siswa dapat
melakukan replay pada bagian-bagian tertentu untuk melihat gambaran yang lebih
fokus. Hal ini sulit diwujudkan bila video disampaikan melalui media seperti
televisi. Video mampu menunjukkan dengan
jelas suatu langkah prosedural (misal cara melukis suatu segitiga sama sisi
dengan bantuan jangka).
D. Keuntungan Multimedia Bidang
Pendidikan
Materi pelajaran yang abstrak menjadi
lebih konkrit dannyata, sehingga mudah dimengerti dan dipahami siswa dan
pengajar.
Multimedia dapat mengatasi
kendala ruang dan waktu. Siswa yang belum memahami materi dapat mengulang
materi tersebut di rumah sama persis dengan yang dibahas dalam kelompok.
Materi pelajaran yang disajikan
akan memberikan kesan yang mendalam pada diri siswa karena proses balajar yang
menarik dan menyenangkan.
Multimedia dapat menciptakan
suasana yang interaktif baik antar siswa maupun siswa dengan guru atau
pengajar.
Pengunaan multimedia yang tepat
akan dapat merangsang berbagai macam perkembangan kecerdasan pada siswa lebih
dini.